Direktionen i Finlands Bank har den 6 oktober 2015 fastställt följande arbetsordning för direktionen som komplement till den instruktion för Finlands Bank som antagits av bankfullmäktige den 19 november 1998.
1. Sammanträden
Direktionen ska sammankallas av ordföranden och vid förhinder för denne, av vice ordföranden eller dennes ställföreträdare.
Direktionen ska sammanträda regelbundet på tisdagar eller onsdagar kl. 9.00 såvida inte ordföranden har ställt in sammanträdet eller ändrat mötestiden. Sammanträdena ska hållas i direktionens sammanträdesrum såvida inget annat anges i kallelsen.
2. Sammanträdesschema
För mötesplaneringen upprättas ett halvårsschema som ska ligga till grund för dagordningen för de enskilda sammanträdena under den schemalagda perioden.
Under ledning av direktionens ordförande svarar ledningssekretariatet för att sammanträdesschemat upprättas och uppdateras. I god tid före schemaläggningen ska sekretariatet be avdelningarna anmäla ärenden och föredragningsdagar efter godkännande från behörig direktionsmedlem. Ordföranden och sekretariatet ska också ofördröjligen informeras om anhängiggjorda eller framtida ärenden som ska behandlas i direktionen eller annars är vittomfattande eller viktiga för bankens verksamhet.
Ordföranden ska fastställa sammanträdesschemat och de ändringar som görs av särskilda skäl. Sammanträdesschemat ska behandlas i direktionen en gång per kvartal. Sekretariatet ska se till att det uppdaterade schemat delges direktionen och avdelningarna.
3. Dagordning, föredragningspromemorior och övrigt mötesunderlag
Ordföranden ska besluta om dagordningen för sammanträdena i direktionen enligt det fastställa sammanträdesschemat och på framställan av direktionsmedlemmarna.
På dagordningen delas ärendena in i fyra grupper: beslutsärenden, principdiskussion, informationsärenden och seminarieärenden. Av dagordningen ska också framgå namnen på föredraganden och sakkunniga som ska närvara samt mötesunderlag som delas ut. Utanför dagordningen kan ärenden tas upp till behandling endast av särskilda skäl och efter samtycke från ordföranden.
En föredragningspromemoria enligt fastställd mall ska upprättas om varje ärende, utom om seminarieärenden och ärenden som ska behandlas i ECB-rådet eller ECB:s allmänna råd, och godkännas av behörig direktionsmedlem. Förslagen till beslut och andra punkter som direktionen ska ta ställning till ska tydligt anges med motivering och planerad informationsåtgärd. Annat relevant material kan bifogas promemorian.
4. Deltagare
I direktionens sammanträden deltar direktionsmedlemmarna, direktionens sekreterare, kommunikationschefen och inkallade sakkunniga.
Ersättare för en direktionsmedlem är enligt bankfullmäktiges beslut bankens till tjänsteåldern äldsta rådgivare till direktionen eller avdelningschef. Den som förordnats till ersättare deltar i direktionens sammanträden och beslutsfattande. Direktionens ordförande meddelar bankfullmäktige ersättarens namn.
Vid hörande av personalen och andra samråd följs bestämmelserna i förvaltningslagen (434/2003) och överenskommelserna i samarbetsavtalet mellan personalen och Finlands Bank.
Direktionen kan vid behov kalla utomstående till sina sammanträden för att höra dem som sakkunniga.
5. Föredragning och beslutsordning
Bestämmelser om direktionens beslutsförhet och beslutsfattande finns i 15 § 1 mom. i lagen om Finlands Bank (214/1998).
Föredragningen av ärenden regleras i punkt 3 i instruktionen för Finlands Bank.
Beslutsordningen är följande:
- Ärendena föredras av de behöriga direktionsmedlemmarna och därefter förs en diskussion där föredraganden och sakkunniga får svara på eventuella frågor.
- Efter avslutad diskussion läser ordföranden upp beslutet.
- Vid avvikande meningar fattas beslut genom omröstning. Eventuell reservation från föredraganden eller votum från direktionsmedlem som är i minoritet ska antecknas till protokollet efter det protokollförda beslutet på det sammanträde där ärendet behandlas.
Ärenden som ska tas upp i ECB-rådet eller ECB:s allmänna råd behandlas däremot inte enligt ovan med fördragningar och beslutsförslag, utan det policydokument som tas fram av ledningssekretariatet diskuteras.
6. Informationsgivning och uppföljning av direktionsbeslut
Ledningssekretariatet svarar generellt för informationsgivningen av direktionsbesluten. Besluten ska delges internt på intranätet och efter behov på bankens webbplats, genom pressmeddelanden eller på något annat lämpligt sätt. Avdelningarna svarar själva för den mer detaljerade informationen om besluten inom sina egna ansvarsområden. Ledningssekretariatet ska bevaka att direktionsbesluten verkställs på behörigt sätt eller att andra åtgärder som följer av besluten vidtas.
7. Beslutsregistrering
Direktionen ska behandla och avgöra ärenden inom sitt behörighetsområde i regel på sina sammanträden. All annan beslutsordning regleras i punkterna 1 och 2 i instruktionen för Finlands Bank. Alla direktionsbeslut ska protokollföras och protokollen utgör beslutsregister. Protokollföras kan också sådana principiellt eller annars viktiga frågor och beslut som har fattats med beslutsmandat från direktionen eller av någon utomstående med särskild relevans för bankens verksamhet.
Direktionsprotokollet ska undertecknas av direktionens ordförande eller vid dennes förhinder av mötesordföranden och sekreteraren efter att direktionen på ett senare sammanträde har godkänt innehållet.
8. Mötesadministration
Direktionens kansli administrerar direktionens sammanträden enligt närmare instruktioner från ordföranden och avdelningschefen för ledningssekretariatet.
9. Delegering av beslutsrätt
Direktionen kan delegera sin beslutsrätt till en eller flera direktionsmedlemmar eller tjänstemän vid banken. Delegeringsbeslutet ska vara uttryckligt och föreskriva hur utövandet av den delegerade beslutsrätten ska rapporteras och övervakas.
10. Ikraftträdande
Denna arbetsordning träder i kraft den 6 oktober 2015 och upphäver arbetsordningen från den 23 april 2014.