Kristiina Heiskanen 11.8.2021
Kolme kuukautta valmistelukoordinaattorina Suomen Pankin johdon sihteeristön kansainvälisen toimiston EU-tiimissä on mennyt vauhdilla. Olen päässyt tutustumaan niin verkko- kuin hybridikokoustenkin järjestelyihin, sekä näkemään Euroopan keskuspankin neuvoston asioiden jatkuvaa käsittelyä. Koska Keski-Euroopan lomakausi painottuu vasta elokuulle, oli heinäkuukin vielä kiireinen sekä kokousten että kirjallistenkin asioiden käsittelyn puolesta.
Kesää, kuten vakinaisen valmistelukoordinaattorin ympärivuotistakin arkea, rytmittävät erilaiset kokoukset. Keskeisimpiä tehtäviäni ovat EKP:n neuvoston kokousten valmistelut Suomen Pankin pääjohtajalle. Kokousvalmistelut kattavat EKP:n asiakirjojen käsittelyn, kokousaineiston koostamisen asiantuntijoiden kommenteista ja taustamateriaaleista sekä yhteydenpitoa EKP:n suuntaan.
Asioita käsitellään myös kokousten ulkopuolella kirjallisina menettelyinä. Kokousten ympärillä päivittäisiin tehtäviini kuuluu EKP:ltä tulevien asiakirjojen hallinnointia sekä esimerkiksi sähköpostien arkistointia. Päiväni alkavat yleensä sähköpostin tarkastuksella kiireellisten asioiden varalta, minkä jälkeen siirryn käsittelemään edellisen illan aikana valmistuneita dokumentteja. Priorisointikyvystä on aamuisin hyötyä, sillä suuriakin määriä dokumentteja saattaa välillä saapua iltaisin työpäivän jo loputtua Suomessa. Valmistelukoordinaattorina roolini valmisteluprosessien sujuvuuden varmistamisessa on suuri, sillä on tärkeää saada dokumentit nopeasti kommentoitaviksi.
Työ on vastuullista ja tarkkuutta vaativaa – asiakirjoja on hyvin monenlaisia ja eri kokonaisuuksille on omat käytäntönsä. Työni on kuitenkin onneksi tiimityötä, ekonomistien ja vakinaisen valmistelukoordinaattorin muodostaman tiimin tuki on aina saatavilla. Heiltä saa ohjeita ja neuvoja aina, kun tulee uutta eteen.
Valmistuin keväällä tradenomiksi johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelmasta, ja on ollut hienoa päästä soveltamaan opinnoissa opittua tutkintoa vastaavassa kesätyössä. Kesän aikana olen oppinut paljon asiakirjahallinnasta sekä saanut laittaa priorisointitaitoni käyttöön.